下面是小编为大家整理的会议与商务——会议筹备【精选推荐】,供大家参考。
会议与商务——会议筹备 一、 学习目标：
知识——掌握会议的构成要素和公司常见的会议种类。
各种会议证件的样式、 类型 会议用品的类型 会议议程、 日程的区别（制订）
会址的选择。
技能——按要求发放会议通知 制发会议证件， 发放会议文件资料、 用品 预订会议室 完成 接站、 报到工作 做好签到及座位引导工作 拟定会议的议程， 日程 正确选择会址， 安排与会人员的食宿交通 二、 会议及会议的构成要素：
1．
会议要素：
基本要素——目的、 时间、 会址、 主持者、 组织者、 与会者、 议题、 议程 其他要素——名称、 服务机构、 秘书机构、 经费、 文件、 设备工具、 消耗材料 2．
会议的主要种类：
按组织类型：
内部会议、 外部会议； 正式会议、 非正式会议 按时间的规定：
定期、 不定期 按出席对象：
联席会、 内部会、 代表会、 群众会 按功能性质分：
决策性、 讨论性、 招待性、 告知性、 学术性、 协调性、 报告性、 谈判性、 动员性、 纪念性 按议题性质：
专业性、 专题性、 综合性 按规模大小：
特大型（万人以上）、 大型（数千人）、 中型（数而人上下）、 小型（数十人或数人）
按会议采用的方式手段：
可分常规会、 广播会、 电话会、 电视会 按与会者的国籍及议题的范围：
国内、 国际 3．
公司常见会议的种类与作用：
（1）
经理例会与特别会议（外部环境、 内部运转机制面临重要问题拿出研究和解决的问题）：
每月 /周一次， 与会者与地点固定。
（2）
部门员工例会：
生产部门例会、 销售部门例会。
作用：
通报情况、 交流信息、解决问题、 融洽感情。
（3）
股东大会和董事会议：
次/年、 股东参加、 决策会议、 秘书在会前 3-4 星期发出。
（4）
公司年会：
各部门报告一年来的工作业绩， 确定下一年的工作计划（年终、 总结表彰、 庆祝）
（5）
客户咨询会：
邀请企业的客户代表、 合作单位代表听取客户对企业经营管理方面的意见。
（6）
产品展销定货会：
销售部门 （7）
业务洽谈会：
领导人亲监此类会议。
（8）
新产品新闻发布会：
新产品的推入市场的形式。
三、 制发会议的姓名卡片和会议证件：
大中型会议要制发：
姓名卡片、 会议证件。
小型会议：
不必制发。
1．
姓名卡片：
会议证件 内容：
会议名称、 与会者姓名、 称呼、 身份、 组织或公司的名称 2．
重要的大型会议在贴照片、 印章 3．
在会议的接待区向与会人员发放， 主席台前放置台签或姓名卡片。
四、 发放会议文件资料：
（一）
基本方法：
1．
按照与会人员名单， 每人一个文件袋（填上姓名）
2．
分发重要文件一般要编号：
登记。
编号印在文件首页的左上角（若有保密的注明密级）
3．
一些征求意见稿， 需在会后退回的， 应附上文件清退目录。
4．
分发会议资料时要适时适量。
5．
内容重要又需事先送达与会者的文件， 派专人递送。
（二）
文件资料主要包括：
开幕词、 闭幕词、 领导讲话稿、 主题报告、 专题报告、 会议简报、 会议记录、 会议纪要、新闻稿、 会议通知、 日程安排等 五、 准备会议所需用品和设备：
必备用品：
文具、 椅桌、 茶具、 扩音设备、 照明等 特殊用品：
张贴画、 花卉、 展台、 模型、 签字用具。
六、 预订会议室：
基本方法：
1．
尽早预定。
2．
在使用前一天再次落实 3．
大小应与人数、 性质、 类型相匹配 4．
会议之间的间隔不要太紧 5．
秘书事先查看议程， 了解各种设备的情况 七、 准备会议所需文件资料：
1、 协助领导起草会议文件并完成文件的修改审核 （1）
会议涉及到的文书内容有几大类：
A 指导文书：
上级指示 开会起因等 B 主题文书； 主题报告 专题报告 开幕式讲话等 C 程序文书：
日程 选择程序 D 会议简报和会议的记录文书 E 会议参考文书：
F 公告传达文书：
宣传文章 G 会议管理文书：
开会须知、 议事规则、 出示证件 （2）
拟定会议主要文件的基本要求 主要文件：
工作报告、 领导人讲话、 中心发言、 总结报告、 开幕词、 闭幕词、 行政法规、 条三种情况存在：
第一种：
领导亲自起草 第二种：
秘书协助整理资料， 领导起草 第三种：
提出主旨或细目， 秘书写， 领导修订 秘书人员应做到以下三点：
A 明确主题， 把握意图。
B 深入调研 。
C 听取各方意见
（3 ）
会议文书的拟写要求：
（4）
完成会议文件的印制与分发工作：
要求：
适时、 适量， 保密 2、 会议议程表的设计
案例 1
如图：
（有错误的）
天地公司销售团队会议、 议程表 公司销售团队会议将在 5 月 25 日星期一上午 9：
00 在公司总部的三号会议室举行。
1、 销售二部经理的人选。
2、 东部地区销售活动的总结。
3、 上次会议记录。
4、 销售一部关于内部沟通问题的发言。
5、 下季度销售目标。
6、 公司销售人员的招聘和重组。
上司认为这份议程表有问题， 需要修改。
（1）
会议议程表正确的设计方法：
1/ 编制会议议程表时， 首先应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。
2/ 议程表中， 第一项是宣布议程再安排讨论的问题， 尽量将同类司徒的问题集中排列在一起。
3/ 保密性较强的议题， 一般放在后面。
（2）
会议议程的样式 根据会议议程表正确的设计方法， 案例 1 修改如下：
天地公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在 5 月 25 日星期一上午 9：
00 在公司总部的三号会议室举行。
1、 宣布议程 2、 说明有关人员缺席情况 3、 宣读并通过上次仁义的记录 4、 通信联系情况 5、 东部地区销售活动的总结 6、 销售一部关于团队沟通问题的发言 7、 公司销售人员的招聘和重组 8、 销售二部经理的人选 9、 下季度销售目标
3、 会议日程的设计 将会议时间分别固定在每天上午、 下午、 晚上三个单元里， 将会议的议题具体化。
案例 2：
天地公司新产品销售展示会日程安排 日期 时间 内容安排 地点 参加人 负责人 备注 2003 年11月12日 8：
30 报到 员工餐厅门厅 全体员工
9：
00 销售主管做介绍 公司会议厅 全体员工
9：
50 休息
10：
00 新产品展示—技术总监主讲和演示 公司会议厅 全体员工
11：
00 销售活动录像 员工餐厅三层 自由参加
12：
00 自助午餐 员工餐厅二层
13：
30 员工自由观看和动手操作新产品 员工餐厅三层 自由参加
14：
30 销售部人员讲解广告宣传单 公司会议厅 全体员工
15：
30 分小组讨论与咨询 员工餐厅三层 自由参加
16：
30 散会
八、 能够正确选择会址（大小、 远近、 设备、 安全）
综合考虑种因素选择恰当的会议地点 （1）
交通便利。
（2）
会场的大小应与会议规模相符。
一般来说， 每人平均应有二至三米左右的活动空间比较适宜， 同时应考虑会议时间的长短， 时间长的会议场地不妨大些。
（3）
场地要有良好的设备配置。
桌椅家具、 通风设备、 照明设备、 空调设备、 音像设备要尽量齐全， 同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备， 如演示板、 电子白板、 放映设备、 投影仪、 计算机、 麦克风等。
（4）
避开闹市区， 场地应不受外界干扰。
必要时可以在场外挂起“会议正在进行中，谢绝参观” 的牌子， 并要求关闭所有的手机、 呼机。
会场内部也应具有良好的隔音设备， 以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
（5）
选择会议地点应考虑有无停车场所。
（6）
场地租借的成本必须合 九、 如何确定会议召开的时间：
确定会议召开的时间的原则是：
（应考虑的因素）
1、 首先要考虑三类人是否有时间出席：
（1）
会议的主持人是否有时间； （2）
分管该项工作的主要领导人是否有时间出席； （3）
邀请的上级领导、 嘉宾能否出席。
2、 原则上， 参加会议的主要领导出差或返回的当天不宜安排会议。
3、 还要考虑具体情况：
比如要召开纺织品的销售会议， 应该考虑纺织品的原材料棉花的收获季节。
十、 布置会场与主席台：
主席台的布置要考虑会议的内容， 选择暖色系（适合庆典庆功、 表彰大会， 色彩多用红色、粉红、 黄色、 橙色等）
或冷色系（适合严肃的工作会议、 纪念大会， 多用墨绿、 灰色、 兰色、褐色等）；
1、 主席台上方悬挂红色横幅， 上书会标（某公司新产品研发表彰大会）；
2、
背景， 应用企业标志（CIS：
企业形象可识别标志）
或红旗或宣传图案; 主席台的天幕应该也选择暖色系的；
3、 主席台前的花卉也应与天幕、 背景的色彩保持一致；
4、 主席台上的桌椅、 台布、 地毯也要用暖色系的色彩。
以烘托热烈、 喜庆、 隆重的气氛。
十一、 会场的布置：
大型会议：
长方形扩大排列（礼堂、 会堂、 体育馆）
中小型：
“而”
“倒”
“山”
半圆型 有一个中心（会议厅 会议室）
小型工作会议：
座谈会：
椭圆型 圆形 回字型 T 字型 马蹄形 长方形 座谈会：
小型茶话会：
马蹄形 六角型 八角型 半圆型 大型茶话会：
团科会 宴会 ：
星点型 众星拱月
会见与会谈的座位布局：
人数少：
马蹄形（不用会议桌而用沙发）
主人在左 主宾在右 人数多：
空心型：
圆形 方型 长方形 A 会场装饰：
主席台：
会标、 横幅、 花卉
会场整体背景：
鲜花、 标语、 气球、 广告等 色调：
a
红粉、 黄、 橙————庆典性会议
b
天蓝、 绿、 米黄——严肃的工作会议 C 座次排列：
主席台座次：
职务高低 最高者居中 先左后右 会场人员座次：
横排法——姓氏笔画或单位笔画
竖排法——前——后 左右排列法——座次排列方案制定后， 作座次名签 十二、 拟写会议的筹备方案：
⒈会议的筹备方案通常包括：
（1）
确定会议的主题与议题 会议主题是指关于会议要研究的问题、 达到的目的。
确定主题的主要方法； 一是要有切实的依据； 二是必须要结合本单位的实际； 三是要有明确的目的。
议题是对会议主题的细化。
（2）
确定会议名称 有些会议的名称是固定的， 如董事会等； 有些会议名称是不固定的， 应根据会议的议题或主题来确定， 有的名称中还可以包括时间、 范围等因素。
如：“天地公司 1998 年全体员工总结大会”。
（3）
确定会议的议程 根据到会主要领导的情况， 确定会议主持人； 根据会议的主题， 确定会议发言人； 围绕会议主题， 确定讨论题目、 讨论方式； 根据会议目的， 安排主要领导做会议总结。
（4）
确定会议时间、 会期 会议的最佳时间， 要考虑主要领导是否能出席， 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率， 尽量开短会。
（5）
确定会议所需设备和工具， 要满足会议的需要 （6）
确定会议文件的范围， 并做好文件的印制或复制工作 （7）
确定与会代表的组成 （8）
确定会议经费预算 （9）
确定会议的餐饮安排 （10）
大型会议还需确定筹备机构与人员分工 ⒉组建会议筹备机构 中大型会议的筹备和服务工作， 不可能靠一两个人完成， 这就需要组建会议筹备机构。
一般来讲， 会务筹备机构包括以下几个小组， 各组分工明确， 互相协调， 既熟记本岗位职责，又要胸有全局 *会务组：
负责会务组织、 会场布置、 会议接待签到等会议的组织、 协调工作。
*秘书组：
负责拟写会议方案， 准备各种会议文件和资料， 做好会议记录， 编写会议纪 要、 简报等工作。
*接待组：
负责生活服务、 交通疏导、 医疗服务等工作。
*宣传组：
负责会议的录音录像、 娱乐活动、 照相服务和对外宣传报道。
*财务组：
负责会议经费的统筹使用和收费、 付帐工作。
*保卫组：
负责防火、 防盗、 人身安全和财务安全、 保密工作。
⒊提出会议预算方案 天地公司新产品发布会经费预算 公司定于 2006 年 1 月 15 日 在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。
与会人员预计 200 人， 现就会议所需各项经费提出预算。
一、 场地租用费 金隅大厦一楼会议室租金一天 5000 元， 两天共计 10000 元。
二、 摄像设备租用费 拟租摄像机 2 台， 每台每天租金 2000 元， 共计 4000 元。
三、 聘请专家咨询费 拟请专家 2 人， 每人每天支付 5000 元， 共计 10000 元。
四、 宴请费用 10 人一桌， 每桌标准 2000 元， 共计 40000 元。
五、 交通费用 租用旅行车队辆， 每辆每天 500 元， 两天共计 2000 元。
六、 会议用品费 资料印制费， 每份宣传资料成本为 5 元， 需印制 2000 份， 共计 10000 元。
七、 纪念品 到会记者预计 50 人， 每人一份纪念口价值 500 元， 共计 25000 元。
此次会议经费总计 10 万元。
此预算提交总经理办公会审查批准。
会议筹备小组 2006 年 1 月 5 日
会议的经费预算主要包括以下内容：
*文件资料费：
包括文件资料、 文件袋、 证件票卡的印刷、 制作等开支。
*邮电通迅费用：
如发会议通知， 就会议事项发电报、 传真、 电传或打电话进行联络等费用； 若召开电视、 电话等远程会议， 则使用有关会议设备系统的费用也应广计算在内。
*会议设备和用品费：
如各种会议设备的购置和租用费用。
*会议场所租用费：
如会议室、 大会会场的租金， 以及其他会议活动场所的租金。
*会议办公费：
如会议所需办公用品的支出费用， 会场布置等所需要的费用。
*会议宣传交际费：
如现场录像的费用， 与有关协作各方交际的费用。
*会议住宿补贴费：
一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分， 由会议主办者补贴一部分； 也有主办单位全部承担的情况（如果无住宿要求， 应明确与会人员完全自理， 则预算中可不列此项）。
*会议伙食补贴：
通常由主办单位对会议伙食补贴一部分， 由与会者承担一部分。
*会议交通费：
即参会人员...
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